英文メール

その他

英文メールは得意ですか？　表現によっては信頼を勝ち得たり、時には威圧的に聞こえたり、たかがメールですが、その効果はあなどれません。今回は、英文メールの形式や使える表現をみていきたいと思います。

 

①形式を身につける

Dear Mr. Frog Man (親愛なるフロッグマンさん[女性の場合は"Ms."]),

 

Thank you very much for your cooperation all the time. I hope everything is going well with you. (いつも大変お世話になっております。[いよいよ冬めいてきましたが]いかがお過ごしでしょうか。)

 

[中略]

 

Your advice by November 17 will be highly appreciated. (11月17日までにご回答頂けると幸いです。)

 

Sincerely yours (敬意をこめて),
Keisuke Tamori (自分の名前)

Manager (肩書), Frog Breeding Department (部署名)

Frog Co. Ltd. (会社名)

 

  • 宛先
  1. 関係者各位："To whom it may concern,"
  2. 名前及び性別もわからない場合："Dear Sir/Madam,"
  3. 名前はわかるが性別がわからない場合："Dear Frog Man san,"

 ※"san (～さん)"はいろいろな地域で使われるようになってきています。

 

  • "I hope everything is going well with you."

相手を気遣っているように(見せる)表現です。ただし、毎回同じでは手抜きと思われてしまう可能性があるため、"Is everything going well with you?"や、"I hope you are doing well."等、少しづつ表現を変えてみるのが効果的です。もし可能であれば、相手に関係しそうな話題を一行いれてみて、こちらが相手に関心を示していることを暗示するのも良いかもしれません。

 

  • "appreciate"

学校英語では、"appreciate"はとても使いにくい訳語が当てられています(正当に評価する？！）。"After the financial crisis hit the western world hard, JPY was appreciated against EUR. (西洋諸国が経済危機の大打撃を受け、円高傾向となった。)"のような使い方も見られますが、"appreciate"にはもっと気さくな「どうぞよろしくお願い致します」程度のニュアンスもあります。

従って、"I would (未来の"will"仮定法) appreciate it if you would (意志の"will"仮定法) reply back by November 17. (11月17日までにご回答頂ければ幸いです。)"や、"It would be appreciated if you would prepare the document at your earliest convenience. (すみませんが、お時間のある時、なるべく早めにその資料を準備して頂けると幸いです。)"といった感じに使えます。

※仮定法は丁寧な表現をする際に良く使います。

 

②内容を充実させる

Dear Mr. Frog Man (親愛なるフロッグマンさん[女性の場合は"Ms."]),

 

Thank you very much for your cooperation all the time. I hope everything is going well with you. (いつも大変お世話になっております。[いよいよ冬めいてきましたが]いかがお過ごしでしょうか。)

 

With winter around the corner, our frogs dig deep in leaf mold (腐葉土) on which they are raised and have less appetite. Some have not had anything for a month. Thinking that they started to hibernate (冬眠する), we bathed them in hot water to stimulate them, only to fail. Last time we were in the same situation, most of those hibernated did not wake up even as spring came. We are very worried and would like you to give us some advice on the followings:

 

1. What is the appropriate temperature to keep frogs awake?

2. Is there any environment suitable to raise frogs?

 

Your advice by November 17 will be highly appreciated. (11月17日までにご回答頂けると幸いです。)

 

Sincerely yours (敬意をこめて),
Keisuke Tamori (自分の名前)

Manager (肩書), Frog Breeding Department (部署名)

Frog Co. Ltd. (会社名)

 

  • 項番

例えば相手に何かを依頼する場合、項番をつけて質問内容を明確にすることが重要です。これには、回答がしやすいというメリットもあります。特に、お互いがネイティブでないやりとりでは、何が質問か明確にすることが、意図した回答を得るためには不可欠です。

 

  • 主語

初心者が意外と悩むのは主語です。しかしながら、ビジネスメールで複雑な無生物主語(長い動名詞句や疑問詞句等)を使う必要はなく、"we (弊社)"、"I (担当者)"、"you (貴社／貴社担当者)"で十分です。個人名を出す場合は、社内外にかかわらず"Mr./Ms./san"をつけることに注意して下さい。

 

③一般的な使える表現を覚える

  • 教えてもらう
  1. Could/would you please tell me the followings? (以下について教えて頂けませんか。)
  2. Could/would you please tell me the reason(s) behind the increase in sales? (売上の増加要因を教えて頂けませんか。)

 

  • 形式的な挨拶
  1. Thank you very much for your cooperation all the time. (いつも大変お世話になっております。)
  2. Your cooperation is highly appreciated. (ありがとうございます。)

 

  • すみませんが
  1. We would rather not to [動詞の省略] this time. (すみませんが、今回はご遠慮／ご辞退させて頂きます。)
  2. We are very sorry to tell you that the goods are not readily available. (すみませんが、当商品は品切れです。)
  3. I am afraid that the file you gave me earlier cannot be opend in my environment. (すみませんが、先ほど頂戴したファイルはこちらの環境で開かないようです。)

 

  • スケジュール
  1. The report I asked you to prepare is overdued. Could you please tell me when you can prepare it? (ご依頼差し上げたレポートの期限が過ぎています。進捗状況を教えて頂けませんか。)
  2. The system is scheduled to be released in December. (そのシステムは12月にリリース予定です。)
  3. The project is behind the schedule. (プロジェクトの進捗が芳しくありません。)

 

  • 不正
  1. You understand that sales cannot be this low. (売上高がこんなに低いわけないだろう？)
  2. Understood. (承知致しました。)
  3. As advised by the vice president, we made some adjustment to sales. (私たちは、副社長のご助言に従い、売上に少し調整を入れたまでであります。)
  4. To the best of my knowledge, I did not ask them to do so. (わたくしの知りうる限りでは、社員にそうするようお願いした覚えはございません。)

 

  • その他
  1. Should you have any questions, please feel free to contact us. (ご不明点ありましたら、ご連絡下さい。)
  2. afore-mentioned (上述した)
  3. Please find attached the file. (添付資料をご査収下さい。)